Innledning

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Behandlingsansvarlig

Bærum Kulturråd er behandlingsansvarlig for den behandling av personopplysninger som beskrives her. Leder i Bærum Kulturråd er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Bærum Kulturråd.

Hvilke behandlinger av personopplysninger gjør vi?

Medlemsopplysninger

Bærum Kulturråd behandler personopplysninger om medlemmer som er nødvendig for deres medlemskap og deres aktivitet på kultursektoren. Registrering av medlemsopplysninger er en forutsetning for medlemskapet.

Blant opplysningene som behandles er:

  • Organisasjonsnavn
  • Kontaktpersonens navn
  • Kontaktinformasjon
    • adresse
    • telefon
    • epostadresse
  • Nettadresse til sosiale medieprofiler/konti
  • Betalingskrav

Opplysninger om andre personer

Bærum Kulturråd behandler også personopplysninger for personer som registreres i systemer uten medlemskap. Det kan f.eks. være personer som er styremedlemmer, sitter i valgkomite, har andre tillitsverv eller påtar seg en annen rolle hos oss og som ikke forutsetter medlemskap, engasjement eller ansettelse. Da registreres normalt navn, telefon og e-postadresse.

Dessuten innhenter Bærum Kulturråd, fra åpne kilder, kontaktinformasjon til øvrige frivillige kulturorganisasjoner og personer på kulturområdet i Bærum og benytter dette til å sende ut generell informasjon og nyheter om virket til Bærum Kulturråd.

Nettsider og sosiale media

Nyhetsbrev

Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra oss. Dette er frivillig og innebærer at man jevnlig mottar epost med de nyhetsbrevene man har valgt å abonnere på. For at vi skal kunne sende nyhetsbrevene til riktig person er det nødvendig å registrere seg med navn og epostadresse. Dette kommer i tillegg til den utsendelsene som er nevnt i forrige kapittel.

Disse opplysningene lagres i et eget register og vil ikke bli videreformidlet til andre. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er det samtykke du gir ved påmeldingen. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for denne bruken av dine kontaktopplysninger gjennom avmeldingsfunksjonen i nyhetsbrevet. Vedkommende vil da bli slettet, med all sin kontaktinformasjon, fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet.

Mottakere av personopplysninger

Infokapsler på nettsider («Cookies»)

Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjon om besøkendes bruk av våre nettsider lagres i en infokapsel på den besøkendes datamaskin/enhet. Behandling og lagring av opplysninger ved bruk av infokapsler krever at den besøkende er informert om at infokapslene brukes og har samtykket til dette. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta infokapsler fra nettsteder. Man kan slette lagrede infokapsler ved å følge instruksjonene for slik sletting i sin nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren. Man bør være oppmerksom på at å begrense tilgangen til infokapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

Infokapselen er innstilt til å bli slettet automatisk etter 2 uker hvis du ikke returnerer til nettstedet.

På nettstedet baerumkultur.no kan man kommentere under innlegg. Vedkommendes IP-adresse, oppgitte navn og epostadresse blir da lagret, og brukes til å hindre useriøse kommentarer og til å kunne varsle vedkommende på epost om nye kommentarer (frivillig funksjon). IP- og epostadressen blir ikke synlig for andre besøkende.

Hvis man retter en henvendelse til Bærum Kulturråd via nettsidene, for eksempel sender oss en epost, også via kontaktskjema, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, for eksempel navn og epostadresse.

Vi har avtale med ulike tredjepart databehandlere, som innebærer forbehold om konfidensialitet med hensyn på blant annet personopplysninger. Eksempler:

  • Nettvendt IT-ing Sparhell (drift av nettsted)
  • Automattic Inc, USA (abonnementer på innlegg, besøksstatistikk)
  • Mailpoet (nyhetsbrev)
  • PRO ISP AS (webhotell)

Alle innen EU/EØS der annet ikke er angitt. Disse foretakene har forøvrig egne personvernerklæringer.

Vi benytter statistikk- og analyseverktøy for å måle og studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettstedet. Opplysningene som samles inn brukes til å forbedre brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettstedet.

Administrasjon av styremedlemmer

Vi behandler personopplysninger om styremedlemmer for å kunne utøve nødvendig registrering av organisasjonen i offentlige registre (Brønnøysund).

Personopplysninger tilknyttet administrasjon av styremedlemmer blir oppbevart så lenge vedkommende er styremedlem hos oss, samt i en kort periode etter vervet er opphørt.

Avidentifisering og sletting av data

Vi har en plan for når en person kan slettes i våre systemer. Ulike lover stiller krav til vår oppbevaring av personopplysninger i flere sammenhenger, også etter at ens aktive forhold til oss er avsluttet. Eksempler på dette er i forbindelse roller som innebærer behov for å ivareta historiske opplysninger.

Før data blir slettet vil det også være aktuelt å lagre disse i pseudonymisert[1] form for at vi skal kunne bruke basisopplysninger som f.eks. kulturområde, medlemstall og annet som grunnlag for statistisk analyse av f.eks. medlemsutvikling, og av frafall eller endring over tid.

For personer som ikke omfattes av slike forhold, vil data bli slettet senest ett år etter at forholdet til oss er avsluttet. Vi kan på forespørsel gi nærmere opplysninger om sletterutinene.

[1] Pseudonymisering er behandling av personopplysninger på en slik måte at personopplysningene ikke lenger kan knyttes til en bestemt person uten bruk av tilleggsopplysninger, forutsatt at nevnte tilleggsopplysninger lagres atskilt og omfattes av tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at personopplysningene ikke kan knyttes til en identifiserbar fysisk person. Vi vil kunne bruke slike avidentifiserte data i forbindelse med statistikk og analyse knyttet til f.eks. medlemsutvikling (tilgang/frafall) over tid med hensyn til kjønn, alder og geografi.

Rettigheter

Vår behandling av personopplysninger er regulert av ny personopplysningslov og -forskrift, samt EUs personvernforordning som gjelder som norsk lov gjennom EØS. Enhvers rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven og personvernforordningens kapittel III. Nedenfor beskrives noen av de mest sentrale rettighetene:

Innsyn

Enhver kan kreve å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Dersom noen er registrert i våre systemer har denne krav på å få vite hvilke opplysninger om seg som er registrert og hvilken kilde personopplysningene stammer fra, i de sammenhenger data ikke er gitt av personen selv. Det gis innsyn i en samlet oversikt av opplysninger basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Retting

Dersom vi behandler personopplysninger om noen som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan denne kreve at vi skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene.

Vi skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn.

Protest – Begrensning

Dersom det viser seg at opplysningene er uriktige eller ufullstendige, eller at vi behandler personopplysninger vi ikke har grunnlag for å behandle, har man rett til å kreve at vi retter, supplerer eller sletter disse opplysningene innen 30 virkedager etter at vi har mottatt henvendelse om dette.

Klager har rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses i den perioden vi bruker til å kontrollere riktigheten av behandlingen.

Trekke samtykke – Sletting

Dersom behandlingen av persondata er basert på avgitt samtykke, kan man trekke sitt samtykke når man ønsker. Vi vil da slette vedkommendes persondata med mindre vi har lovhjemmel for å ivareta informasjon av hensyn til arkivformål i allmennhetens interesse eller andre lovhjemler.

Når man trekker sitt samtykke innebærer det at vedkommendes forhold til oss avsluttes, og at f.eks. roller og verv denne har avsluttes. Når samtykket trekkes påvirker det ikke lovligheten av den behandling som har vært utført frem til samtykket trekkes tilbake.

Dataportabilitet

Man har rett til å be om utlevering av sine persondata i et maskinlesbart format for å kunne ta med disse til tredjepart. Utlevering av data i slik form vil skje etter nærmere avtale og basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Kontaktinformasjon

Bærum Kulturråd
Postboks 559
1328 Høvik

Epost: post@baerumkultur.no

Klage

Dersom du mener det foreligger brudd på retningslinjer kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon m.m. finnes på datatilsynet.no